Кейс: интерактивная отчетность на дашборде PowerBI

Для b2b-компании была заказана визуальная интерактивная отчетность в системе PowerBI. На момент заказа в компании уже были готовые отчеты, но выполнены они были в формате обычных таблиц с данными. Часть была сохранена в файлах эксель, часть в гугл таблицах.

Главные запросы от заказчика:

фильтрация данных	В рамках одного отчета видеть много срезов поочередно вместо большого количества однотипных таблиц, как раньше.
визуализация	Использование чисел в таблицах отчета даёт 100% информацию, но при больших объёмах данных анализ таких массивов затруднителен. В то время как на графиках и диаграммах, наоборот, сразу становятся видны минимумы и максимумы, тренды и т.д.
доступность	Отчетность должна быть легко доступна, открываться с любого рабочего компьютера, умещаться в области одного экрана без прокруток.

Для реализации я выбрал систему PowerBI от Microsoft.

Размещение отчетности

Я заранее продумал, как разместить готовую отчетность. Для этого был настроен сайт, на который публиковалась веб-версия отчетности.

Доступ к этому сайту был сильно ограничен. Его можно было открыть только с рабочего компьютера компании, так как отчеты содержали коммерческую информацию. Дополнительно сайт был защищен паролем, который знало только руководство. Периодически этот пароль нужно было менять.

Источники данных

Данные для отчетов сохранялись двумя способами — в таблицах эксель и в гугл-таблицах. К счастью, PowerBI поддерживает оба формата данных.

С экселем не возникло вообще никаких проблем. С гугл-таблицами был нюанс — они были закрыты от просмотра, для доступа к ним нужно было получить права на конкретный гугл-аккаунт.

Я подключил к PowerBI отдельный гугл-аккаунт, настроил интеграцию с ним. Далее запросил доступ на этот аккаунт ко всем необходимым таблицам, после чего владельцы отчетов подтвердили выдачу доступов.

Плюс такого решения ещё и в том, что данные можно обновлять на лету, в отличие от файлов эксель, которые нужно запрашивать у автора отчета и затем распологать с тем же именем и по тому же пути, что и изначально.

Отчеты

Далее вкратце пройдусь по основным отчетам, которые получились в результате работы. Большинство данных будет скрыто, так как они содержат коммерчески значимую информацию.

Расходование денежных средств

Доступные фильтры:

• расчётный счёт
• месяц, год

Показывает в виде карточек общее количество заявок на расходование денежных средств и их сумму.

В виде прямоугольной диаграммы показывает все категории затрат — можно легко увидеть, как распределяется бюджет на расходы.

Столбчатая диаграмма выводит график платежей по дням. Это нужно, чтобы видеть тренд и прогнозировать расходы на будущие периоды.

Реклама и продажи

Доступные фильтры:

• менеджер отдела продаж
• месяц, год

Показывает сводную информацию по продажам и рекламному бюджету в виде карточек. Можно выбрать конкретного менеджера и посмотреть отчет в разрезе этого сотрудника.

4 графика показывают динамику изменения показателей по дням:

• расходы на рекламу (плановый и фактический)
• входящие звонки от клиентов
• выставленные клиентам счета и оплаченные счета
• продажи (план и факт)

Сотрудники

Отчет для отдела кадров. Показывает общее количество сотрудников, средний возраст и средний стаж.

Диаграммы отображают распределение сотрудников по отделам и соотношение мужчин и женщин.

Для фильтрации данных можно выбрать, например, конкретный отдел и посмотреть, какое распределение по полу там, а также средний возраст и стаж внутри только этого отдела.

Контекстная реклама

Карточки отображают основные показатели рекламной воронки: показы, клики и расход. С помощью фильтра можно посмотреть данные за конкретный месяц.

Столбчатые диаграммы показывают динамику изменения показателей по дням:

• расход на рекламу,
• показы и клики.

Дополнительно выведена таблица, в которой по дням указаны все те же данные. Это нужно, чтобы при необходимости быстро получить данные за выбранный месяц в табличном формате.

Логистика

Карточки отображают основную логистическую информацию:

• количество отгрузок,
• объём отгрузок в килограммах,
• стоимость перевозок.

Есть возможность отфильтровать данные за один месяц.

Карта показывает точками разного размера города отгрузок. Благодаря этому можно быстро определить популярность направлений доставки.

Диаграмма «торнадо» позволяет быстро найти города, в которые чаще всего были отгрузки или в которые отвезли больше всего товара по весу.

Телефония

Карточки отображают основные данные, с возможностью фильтрации по месяцам:

• количество входящих звонков,
• количество исходящих звонков,
• количество пропущенных звонков.

Столбчатая диаграмма показывает динамику входящих и исходящих звонков по дням.

Аналогично отчёту по контекстной рекламе выведена таблица по звонкам, чтобы был быстрый доступ к данным в табличном формате за выбранный месяц.