Регламенты

Навык, который сильно поможет тем, кто делегирует хотя бы частично свою работу — это регламентирование.

Когда я занимался информационными сайтами, я составлял регламенты с инструкциями и чек-листами. Пример: под каждый проект был регламент для контент-менеджера. В нём расписывалась его работа начиная от того, как зайти в админку вордпресс, до индивидуальных нюансов стилей конкретного сайта.

Небольшой кусок из моего реального регламента (гугл докс показывает последнюю дату обновления 31 октября 2018):

Прописать название записи.
Сформировать короткий транслит для адреса записи, прописать его.
Скопировать основной текст записи, отформатировать его в html-режиме, указать тег more.
Подготовить изображения для записи: отобрать по ширине, прописать корректные названия файлам.
Загрузить изображения: задать «изображение записи», прописать всем загруженным картинкам описания и атрибут alt.
Указать категорию записи.
Опубликовать запись и проверить визуально на сайте.
Записать ссылку на запись и дату публикации в файл для отчёта.

Так я мог нанимать практически любого контент-менеджера, так как с помощью всех этих инструкций и чек-листов он за час набирал нужные мне навыки.

Когда я занимался созданием отдела семантики, я тоже использовал этот приём. Для наглядности приведу небольшой блок из одного регламента (это неполный список).

Алгоритм заказа семантики

Клиент узнаёт цену (на данный момент фикс 5 рублей / запрос, минимальный платёж 5000 рублей, предоплата 5000 рублей)
2. Клиент указывает свой сайт, если он есть. Указывает вводные запросы (один или несколько), указывает сайты конкурентов (опционально), указывает нужные типы запросов (на выбор 1-3 варианта: инфо, коммерция, навигационные). Указывает пожелания к заказу в свободной форме. Заказ уходит на модерацию.
3. Администратор подтверждает заказ, уточняет детали.
4. При подтверждении заказа начинается этап внесения предоплаты.
5. После подтверждения оплаты заказ уходит в работу — его берёт один из менеджеров.
6. Менеджер знакомится с тематикой, изучает конкурентов. На выходе — список вводных слов и общее понимание заданной тематики.
7. Список вводных слов отправляется на согласование с клиентом.
8. … (далее ещё с десяток пунктов)

Сейчас, когда я работаю на заводе, я продолжаю использовать регламенты. И даже делаю это более активно, чем раньше. По сути, это одна из моих прямых обязанностей на должности руководителя отдела.

Месяц назад я ходил на бизнес-обучение от Александра Фридмана, где подробно разбиралась тема регламентов. Небольшой отзыв: всё было круто, это первый тренинг на моей памяти, где всё было точно по графику с точностью до 1 минуты. И в целом, всё что касается организации мероприятия и сам контент — на высоте.

Две недели назад было первое занятие в курсе по лидогенерации от Алексея Паньшина. Он затронул тему регламентации, которая позволяет ему сильно снизить расходы на оплату сотрудников. Несколько студентов бурно отреагировали на это — информация была для них новой и полезной. Поэтому я решил написать об этом в блоге, чтобы больше людей узнало об этом и использовало в своей работе.

Что нужно для составления регламента?

Регламенты описывают бизнес-процессы в вашей компании. Если вы работаете как специалист, сам на себя, но хотите начать делегировать — регламенты тоже подойдут вам.

Всё сразу регламентировать не получится, поэтому нужно начинать с тех процессов, которые:

занимают много времени и поэтому должны быть делегированы;
имеют высокую цену ошибки;
затрагивают работу сразу 3 и более человек/отделов;
чаще всего имеют ошибки.

После выбора процесса нужно его описать в текстовом виде или блок-схемами с комментариями. Описанием должен заниматься специально выбранный для этого человек внутри компании — условно назовём его регламент-менеджер. Это не отдельная должность, это скорее дополнение к его основной специальности. Например, это может быть офис-менеджер или руководитель отдела.

При этом контент для регламента прописывается теми сотрудниками, которые непосредственно участвуют в этом бизнес-процессе. Они могут делать это сами либо устно надиктовать регламент-менеджеру под его запись. Дальше обязательно должно быть согласование под подпись. Начиная с этого момента работа по бизнес-процессу делается строго по регламенту. Если специалист отклоняется от него, то либо регламент составлен некорректно и нужно его изменить, либо специалист допускает ошибки и должен получить выговор.

Регламент-менеджер первым делом составляет «регламент регламентов» — это документ, в котором описываются правила составления регламентов в организации. Я в этом документе прописал, например, такие пункты:

кто составляет регламенты;
по какому принципу выбираются бизнес-процессы для регламентирования;
как оформляются регламенты (даже размер шрифтов текста и заголовков).

Дополнительно создаётся реестр, в котором прописываются все регламенты, уже принятые в организации. Это может быть расшаренная эксель-таблица или гугл-документ с ссылками на регламенты.

Если вы ещё не работали с регламентами, то рекомендую начать с процессов, по которым чаще всего возникают ошибки. Пример, который подойдёт большинству веб-мастеров — это создание новых страниц на сайте. Контент-менеджеры могут допускать ошибки в структуре URL, заголовках и мета-тегах, размере и названии картинок, использовании специфичных для сайта элементов верстки.

Если вы уже работаете с регламентами, то напишите в комментариях, какие у вас уже внедрены и помогает ли вам это в вашей работе?