Регламенты
Навык, который сильно поможет тем, кто делегирует хотя бы частично свою работу — это регламентирование.
Когда я занимался информационными сайтами, я составлял регламенты с инструкциями и чек-листами. Пример: под каждый проект был регламент для контент-менеджера. В нём расписывалась его работа начиная от того, как зайти в админку вордпресс, до индивидуальных нюансов стилей конкретного сайта.
Небольшой кусок из моего реального регламента (гугл докс показывает последнюю дату обновления 31 октября 2018):
- Прописать название записи.
- Сформировать короткий транслит для адреса записи, прописать его.
- Скопировать основной текст записи, отформатировать его в html-режиме, указать тег more.
- Подготовить изображения для записи: отобрать по ширине, прописать корректные названия файлам.
- Загрузить изображения: задать «изображение записи», прописать всем загруженным картинкам описания и атрибут alt.
- Указать категорию записи.
- Опубликовать запись и проверить визуально на сайте.
- Записать ссылку на запись и дату публикации в файл для отчёта.
Так я мог нанимать практически любого контент-менеджера, так как с помощью всех этих инструкций и чек-листов он за час набирал нужные мне навыки.
Когда я занимался созданием отдела семантики, я тоже использовал этот приём. Для наглядности приведу небольшой блок из одного регламента (это неполный список).
Алгоритм заказа семантики
- Клиент узнаёт цену (на данный момент фикс 5 рублей / запрос, минимальный платёж 5000 рублей, предоплата 5000 рублей)
- 2. Клиент указывает свой сайт, если он есть. Указывает вводные запросы (один или несколько), указывает сайты конкурентов (опционально), указывает нужные типы запросов (на выбор 1-3 варианта: инфо, коммерция, навигационные). Указывает пожелания к заказу в свободной форме. Заказ уходит на модерацию.
- 3. Администратор подтверждает заказ, уточняет детали.
- 4. При подтверждении заказа начинается этап внесения предоплаты.
- 5. После подтверждения оплаты заказ уходит в работу — его берёт один из менеджеров.
- 6. Менеджер знакомится с тематикой, изучает конкурентов. На выходе — список вводных слов и общее понимание заданной тематики.
- 7. Список вводных слов отправляется на согласование с клиентом.
- 8. … (далее ещё с десяток пунктов)
Сейчас, когда я работаю на заводе, я продолжаю использовать регламенты. И даже делаю это более активно, чем раньше. По сути, это одна из моих прямых обязанностей на должности руководителя отдела.

Месяц назад я ходил на бизнес-обучение от Александра Фридмана, где подробно разбиралась тема регламентов. Небольшой отзыв: всё было круто, это первый тренинг на моей памяти, где всё было точно по графику с точностью до 1 минуты. И в целом, всё что касается организации мероприятия и сам контент — на высоте.

Две недели назад было первое занятие в курсе по лидогенерации от Алексея Паньшина. Он затронул тему регламентации, которая позволяет ему сильно снизить расходы на оплату сотрудников. Несколько студентов бурно отреагировали на это — информация была для них новой и полезной. Поэтому я решил написать об этом в блоге, чтобы больше людей узнало об этом и использовало в своей работе.


Что нужно для составления регламента?
Регламенты описывают бизнес-процессы в вашей компании. Если вы работаете как специалист, сам на себя, но хотите начать делегировать — регламенты тоже подойдут вам.
Всё сразу регламентировать не получится, поэтому нужно начинать с тех процессов, которые:
- занимают много времени и поэтому должны быть делегированы;
- имеют высокую цену ошибки;
- затрагивают работу сразу 3 и более человек/отделов;
- чаще всего имеют ошибки.
После выбора процесса нужно его описать в текстовом виде или блок-схемами с комментариями. Описанием должен заниматься специально выбранный для этого человек внутри компании — условно назовём его регламент-менеджер. Это не отдельная должность, это скорее дополнение к его основной специальности. Например, это может быть офис-менеджер или руководитель отдела.
При этом контент для регламента прописывается теми сотрудниками, которые непосредственно участвуют в этом бизнес-процессе. Они могут делать это сами либо устно надиктовать регламент-менеджеру под его запись. Дальше обязательно должно быть согласование под подпись. Начиная с этого момента работа по бизнес-процессу делается строго по регламенту. Если специалист отклоняется от него, то либо регламент составлен некорректно и нужно его изменить, либо специалист допускает ошибки и должен получить выговор.
Регламент-менеджер первым делом составляет «регламент регламентов» — это документ, в котором описываются правила составления регламентов в организации. Я в этом документе прописал, например, такие пункты:
- кто составляет регламенты;
- по какому принципу выбираются бизнес-процессы для регламентирования;
- как оформляются регламенты (даже размер шрифтов текста и заголовков).
Дополнительно создаётся реестр, в котором прописываются все регламенты, уже принятые в организации. Это может быть расшаренная эксель-таблица или гугл-документ с ссылками на регламенты.

Если вы ещё не работали с регламентами, то рекомендую начать с процессов, по которым чаще всего возникают ошибки. Пример, который подойдёт большинству веб-мастеров — это создание новых страниц на сайте. Контент-менеджеры могут допускать ошибки в структуре URL, заголовках и мета-тегах, размере и названии картинок, использовании специфичных для сайта элементов верстки.
Если вы уже работаете с регламентами, то напишите в комментариях, какие у вас уже внедрены и помогает ли вам это в вашей работе?
риали понравился тренинг?